Compte rendu interactif – Réunions ISA
Synthèse analytique et plan d'action pour l'optimisation des processus
📋 Présentation & Objectifs
Contexte des réunions
Deux sessions de travail stratégiques entre les équipes Approvisionnement, Offre et Référentiel dans le domaine des liquides. L'objectif principal consiste à clarifier les responsabilités, améliorer la qualité des données et optimiser les flux opérationnels.
Enjeux identifiés
- Clarification des rôles et responsabilités entre départements
- Amélioration de la qualité et cohérence des données
- Fluidification des processus et outils (Odyssée, UREF/UCO/PréELF/Ultime)
- Optimisation des délais de traitement
Objectifs de cette présentation
Fournir un support pédagogique et opérationnel pour aligner les équipes sur les décisions prises, les actions à mener et les responsabilités de chacun. Cette synthèse interactive facilite la communication interne et sert de référence pour le suivi des engagements.
Participants aux réunions
🎯 Réunion 1 – Synthèse détaillée
Thèmes principaux abordés
Gestion des demandes GA
Problématique identifiée concernant la dispersion des demandes de gestion d'assortiment. Les demandes arrivent par différents canaux sans centralisation, créant des difficultés de suivi et de priorisation.
Risque opérationnelQualité des données référentiel
Incohérences détectées entre les données promotionnelles et permanentes, impactant la fiabilité des informations tarifaires et la cohérence de l'offre client.
Impact qualitéProcessus d'intégration
Délais de traitement trop longs dans la boucle APRO, nécessitant une optimisation des étapes de validation et d'intégration des données.
Action requiseConstats et diagnostics
- Dispersion des points d'entrée : Les demandes GA arrivent via multiple canaux (email, téléphone, systèmes divers) sans traçabilité centralisée
- Manque de visibilité : Absence de tableau de bord unifié pour suivre l'avancement des demandes et identifier les goulots d'étranglement
- Redondances dans les contrôles : Plusieurs équipes effectuent des vérifications similaires sans coordination
- Délais de communication : Temps de réponse variables selon les interlocuteurs et la complexité des demandes
Répartition des problèmes identifiés
Décisions prises
Centralisation des demandes GA
Mise en place d'un point d'entrée unique via Commerce + Référentiel fournisseur pour toutes les demandes de gestion d'assortiment.
Pilote : Stella | Échéance : S+3
Standardisation des contrôles
Définition d'une grille de contrôle unique pour éviter les redondances et harmoniser les vérifications entre équipes.
Pilote : Laura + Marc | Échéance : S+4
🔧 Réunion 2 – Synthèse détaillée
Processus et outils analysés
Odyssée
Système central de gestion des demandes nécessitant des améliorations en termes de notifications automatiques et de suivi des statuts. Performance globalement satisfaisante mais manque de proactivité.
Optimisation requiseUREF/UCO/PréELF/Ultime
Écosystème d'outils complémentaires présentant des problèmes d'intégration et de synchronisation. Nécessité d'harmoniser les interfaces et les échanges de données.
Intégration critiqueRéférentiel fournisseur
Base de données centrale nécessitant une mise à jour plus fréquente et des contrôles de cohérence renforcés pour garantir la fiabilité des informations.
Maintenance requiseIrritants identifiés
- Notifications manquantes : Absence d'alertes automatiques sur les changements de statut des demandes dans Odyssée
- Interfaces non intuitives : Complexité d'utilisation des outils UREF/UCO nécessitant une formation approfondie
- Temps de synchronisation : Délais importants entre la mise à jour d'un système et la répercussion dans les autres
- Accès aux données : Difficultés pour obtenir une vue consolidée des informations réparties sur plusieurs systèmes
- Gestion des exceptions : Processus manuel pour traiter les cas particuliers, source d'erreurs et de retards
Pistes d'amélioration proposées
Court terme (0-3 mois)
- Mise en place des notifications automatiques Odyssée
- Formation des équipes sur les bonnes pratiques
- Création d'un guide de procédures unifié
Moyen terme (3-6 mois)
- Optimisation des interfaces UREF/UCO
- Automatisation des contrôles de cohérence
- Mise en place d'un tableau de bord unifié
Long terme (6+ mois)
- Refonte de l'architecture d'intégration
- Développement d'APIs standardisées
- Implémentation d'un système de workflow avancé
📊 Synthèse globale
Enseignements transversaux
Convergences identifiées
- Besoin unanime de centralisation des processus
- Volonté partagée d'améliorer la qualité des données
- Reconnaissance de l'importance de la formation
- Consensus sur la nécessité d'automatiser les tâches répétitives
Divergences à arbitrer
- Priorisation des investissements technologiques
- Répartition des responsabilités entre équipes
- Calendrier de mise en œuvre des changements
- Niveau de granularité des contrôles qualité
Chantiers transverses prioritaires
🎯 Gouvernance des données
Mise en place d'un cadre de gouvernance pour assurer la cohérence, la qualité et la traçabilité des données référentiel. Définition de rôles clairs et de processus de validation.
Critique🔧 Intégration système
Harmonisation des échanges entre Odyssée, UREF/UCO et les autres outils. Développement d'interfaces standardisées et de mécanismes de synchronisation automatique.
Critique📚 Formation et accompagnement
Programme de formation continue pour les équipes sur les nouveaux processus et outils. Création de documentation et de supports pédagogiques.
Important📊 Pilotage et indicateurs
Définition d'indicateurs de performance et mise en place d'un tableau de bord pour suivre l'efficacité des processus et la qualité des données.
ImportantRoadmap par horizon temporel
Répartition des actions par échéance
🚀 Quick wins (0-3 mois)
- Centralisation des demandes GA
- Notifications automatiques Odyssée
- Guide de procédures unifié
- Formation des équipes
⚡ Mid-term (3-6 mois)
- Optimisation interfaces UREF/UCO
- Tableau de bord unifié
- Automatisation contrôles qualité
- Processus de gouvernance
🎯 Long-term (6+ mois)
- Refonte architecture d'intégration
- APIs standardisées
- Système de workflow avancé
- Intelligence artificielle prédictive
🚀 Plan d'action
Actions court terme (0-3 mois)
| Action | Responsable | Échéance | Indicateurs | Statut |
|---|---|---|---|---|
| Centraliser les demandes GA via Commerce + Référentiel | Stella | 15/01/2025 | 100% demandes centralisées | À lancer |
| Mettre en place notifications automatiques Odyssée | Thomas (DSI) | 31/01/2025 | % tickets résolus <48h | À lancer |
| Créer guide de procédures unifié | Laura + Marc | 28/02/2025 | Taux d'adoption 80% | À lancer |
| Former les équipes aux nouveaux processus | Stella + RH | 15/03/2025 | 100% équipes formées | À planifier |
Actions moyen terme (3-6 mois)
| Action | Responsable | Échéance | Indicateurs | Statut |
|---|---|---|---|---|
| Optimiser les interfaces UREF/UCO | Thomas + Équipe UX | 30/04/2025 | Temps de traitement -30% | En attente |
| Développer tableau de bord unifié | DSI + Métier | 31/05/2025 | Visibilité temps réel | En attente |
| Automatiser contrôles de cohérence | Laura + Thomas | 30/06/2025 | Erreurs détectées +50% | En attente |
Actions long terme (6+ mois)
| Action | Responsable | Échéance | Indicateurs | Statut |
|---|---|---|---|---|
| Refondre l'architecture d'intégration | DSI + Architecture | 31/12/2025 | Performance système +40% | À étudier |
| Développer APIs standardisées | Équipe API + Métier | 31/03/2026 | Interopérabilité 100% | À étudier |
| Implémenter workflow avancé | DSI + Process | 30/06/2026 | Automatisation 80% | À étudier |
Matrice RACI condensée
| Domaine | Stella | Marc | Laura | Thomas |
|---|---|---|---|---|
| Centralisation GA | R | C | C | I |
| Notifications Odyssée | A | C | C | R |
| Contrôles qualité | A | R | R | C |
| Formation équipes | R | C | C | I |
Légende : R = Responsable, A = Approbateur, C = Consulté, I = Informé