Synthèse des Réunions Inter-Équipes
Optimiser les processus, clarifier les rôles, améliorer la collaboration
👥 Participants Clés et Leurs Rôles
Équipe Offre
En poste depuis mars 2023, Stella dirige l'équipe "Offre" composée de Laura, Kamel, Yoram et Morgane. Elle insiste sur la polyvalence des tâches et cherche à améliorer les échanges interservices. Son expérience passée chez un fournisseur lui apporte une perspective précieuse sur les processus.
Responsable du contrôle de la cohérence et de la qualité des données (promotionnelles et permanentes). Elle assure l'exactitude des informations pour les magasins et le passage en caisse. Laura est impliquée dans les tests d'intégration tarifaire automatique et a créé de nombreux liens entre les APRO et la NUMCO.
Responsable de la saisie, de l'intégration et de la correction des données produit à partir des fiches numériques. Il note les limites des outils automatisés (Ultime) et l'efficacité parfois supérieure du traitement manuel pour garantir la précision.
Partage des missions similaires à Kamel. Il a développé une polyvalence en travaillant sur différentes catégories de produits (frais, DPH, épicerie) et en contrôle de factures.
Équipe APRO (Approvisionnement)
Point de contact avec les fournisseurs, les dépôts et la gestion commerciale. Son équipe gère la passation de commandes, la disponibilité des stocks et résout les problématiques logistiques et de données avec les fournisseurs. Elle souhaite clarifier les processus "qui fait quoi" avec l'introduction d'Odyssée.
Membre de l'équipe d'Isabelle depuis septembre. Issue de la distribution spécialisée, elle possède une expérience en supply chain et souhaite comprendre en détail les opérations pour mieux accompagner son équipe et optimiser la communication.
Arrivée le 8 septembre, elle a 15 ans d'expérience sur des fonctions HA et APRO dans la distribution spécialisée et l'industrie. Elle cherche à comprendre le découpage des responsabilités (référentiel produit, référentiel fournisseur, mouvement) pour adresser efficacement les problèmes.
Équipe Référentiel
Dirige l'équipe en charge d'intégrer tous les produits dans l'UGC, assure la vérification des données, les mises à jour et gère les non-conformités via l'outil "Supervisu".
Spécialisée dans la création et le référencement de produits pour les vins effervescents et spiritueux. Plus de 6 ans d'expérience dans l'équipe.
Responsable de la création et du référencement des produits BRSA. Trois ans d'expérience, initialement au DPH avant de rejoindre l'équipe référentiel il y a un an et demi.
📋 Réunion 1 : Équipes Offre et APRO
Sujets Principaux Abordés
Discussion des différents types de mouvements : supprimés-remplacés (SR), nouveaux, transferts, changements de bassin et suppressions. Explication du processus d'intégration incluant le cadencier Grand Cru.
Rôle de Laura en tant que chargée de qualité pour vérifier la cohérence des données destinées aux magasins et aux promotions. Importance de la précision pour éviter les anomalies en caisse.
Présentation du projet d'intégration tarifaire automatique. Discussion des outils utilisés : Preref, Ultime, Salsify pour la création et le traitement des produits, ainsi que les défis liés à l'automatisation.
Comparaison de l'utilisation des formulaires Odyssée pour la remontée d'anomalies par rapport à l'ancien système Easylog, et évaluation de leur efficacité respective.
Discussion sur la polyvalence demandée aux équipes et l'effort d'harmonisation des processus entre gestionnaires de données et chargées de qualité.
Échange sur l'équilibre entre la disponibilité des produits et la maîtrise des stocks, ainsi que l'impact de la spéculation sur les prix et les volumes.
Planning Cadencier
Flux du processus :
1. Commerce donne les fiches → 2. Référentiel travaille → 3. Offre (GD) traite les mouvements → 4. Laura contrôle → 5. Go au commerce (2 jours) → 6. Commerce retourne avec anomalies/modifications → 7. Yoram/Kamel/Morgane retravaillent → 8. Extraction donnée aux APRO
Délai APRO : Réception mardi, validation vendredi midi (3 jours au lieu d'une semaine théorique)
Problématiques Spécifiques
- Suppression de produits promotionnels : Impact sur les commandes magasin et fournisseur, nécessité d'une coordination précise
- Alcool et droits acquittés : Spécificités liées aux produits alcoolisés et défis de gestion des codes associés
- Produits "réserve à l'achat" : Articles comme les présentoirs ou l'économat non destinés à la vente directe
- Communication inter-équipes : Importance de la communication directe et de la compréhension du "pourquoi" derrière les demandes
🔄 Réunion 2 : Référentiel et APRO
Flux de Création et Référencement Produit
| Étape | Responsable | Description |
|---|---|---|
| 1. Collecte | Commerce | Réception des fiches produits via portails CCD (promos) et UREF (cadencier) |
| 2. Intégration | Système | Données arrivent dans UCO puis poussées vers UREF |
| 3. Vérification | Référentiel | Validation nouveaux produits, enrichissement libellés, vérification mises à jour via Supervisu |
| 4. Finalisation | Système | Produit passe en UGC, prêt pour mise au cadencier par l'équipe Offre |
Outils Référentiels
Nouvel outil pour les produits cadenciers. Les données arrivent depuis le portail fournisseur via UCO. Permet la vérification automatique et l'enrichissement des libellés.
Outil de détection des non-conformités et des problématiques liées aux produits. Alerte sur les attributs sous surveillance (grammage, taux d'alcool, etc.).
Système pour les promotions (ancien système en cours de remplacement). Extraction des fiches et saisie automatique. Les fiches rejetées sont souvent traitées manuellement.
Génère 2 rapports : rapport de rejet (produits non intégrés) et rapport de traitement (problèmes rencontrés). Sera remplacé par le projet CORE.
Problématiques Opérationnelles Majeures
🚨 Lieux d'Enlèvement (GA - Groupe d'Appro)
Impact : Problème majeur représentant 90% des opérations APRO en enlèvement
- GA par défaut (001) souvent incorrect même si le fournisseur a communiqué la bonne adresse
- Entraîne des problèmes de transport (camions au mauvais endroit)
- Responsabilité floue : commerce connaît l'adresse mais pas le GA correspondant
- Équipe référentiel fournisseur (Christine) crée les GA
Solution proposée : Remonter l'information au commerce en amont ou automatiser le lien entre adresse et GA
Gestion complexe des produits vendus par plusieurs fournisseurs répartis par région/entrepôt. Solution : un seul code produit en mode multi-fournisseurs avec répartition par entrepôt. Nécessite vigilance dans les paramétrages.
Lors d'un SR (changement de fournisseur), la catégorie logistique peut changer, créant des incohérences de catalogue. Cette modification n'est pas directement visible par le référentiel produit.
Utilisés pour produits obsolètes ou avec historiques incorrects. Peuvent causer des anomalies sur les produits promotionnels. Les rapports de traitement devraient les signaler.
Demandes de chaînage de produits (ex: x12 à x6) entraînant des incohérences. Remontées jusqu'à la direction, soulignant le besoin d'une meilleure cohérence.
⚠️ Problématiques Majeures : Outil Odyssée
Les 7 Problèmes Critiques
Il n'y a pas de notifications pour les retours ou les mises à jour des demandes. Les utilisateurs doivent vérifier manuellement le statut, ce qui entraîne des pertes de temps et des oublis.
Toutes les demandes atterrissent d'abord chez l'équipe "Offre", même pour les demandes qui ne la concernent pas directement. Nécessite une réaffectation manuelle au référentiel produit ou fournisseur, retardant le traitement.
Certains champs obligatoires sont jugés non pertinents pour certains types de demandes (ex: "mois du cadencier" pour des produits permanents ou promotions).
Absence de champ spécifique pour le changement de GA (Groupe d'Appro) ou la création de filière. Les utilisateurs sont obligés d'utiliser les commentaires ou de contourner le système.
Les demandes d'amélioration du formulaire prennent beaucoup de temps à être mises en œuvre (renommer un formulaire peut prendre 3 à 6 mois).
L'équipe commerciale peut émettre des demandes via Odyssée, mais ne peut pas en recevoir ou les traiter, ce qui rompt la boucle de communication.
En raison des inefficacités, les équipes (notamment pour la foire aux vins et les urgences) préfèrent et sont encouragées à utiliser le mail pour des réponses plus rapides, contournant l'outil.
✅ Actions Identifiées et Perspectives
Actions Immédiates
Noter les points concernant le traitement Odyssée et la gestion multifournisseurs pour amélioration future.
Montrer comment sont traités les rapports de rejet et de traitement par le robot Ultime, ainsi que les méthodes manuelles.
Montrer le planning des cadenciers à l'équipe APRO pour meilleure visibilité des délais.
Clarifier le processus d'intégration des produits de marque U avec les chefs de produit.
Restituer les informations de la journée à leurs collègues APRO pour diffusion des bonnes pratiques.
Discussion prévue pour clarifier les problématiques spécifiques à la foire aux vins.
Améliorations Stratégiques Nécessaires
🎯 Évolutions Odyssée Prioritaires
- Améliorer le routage : Diriger automatiquement les demandes vers le bon service (Offre, Référentiel Produit, Référentiel Fournisseur, Commerce)
- Ajouter des notifications : Système d'alertes pour les retours et mises à jour de tickets
- Créer des statuts intermédiaires : "En attente de réponse du commerce", "En cours de traitement", etc.
- Adapter les champs : Rendre certains champs conditionnels selon le type de demande
- Intégrer le commerce : Permettre au commerce de recevoir et traiter les demandes
- Accélérer les évolutions : Processus plus agile pour les améliorations de l'outil
🔄 Processus GA (Groupe d'Appro)
- Impliquer le commerce en amont : Vérification du GA avant création du produit, notamment pour les nouveaux fournisseurs
- Automatiser le lien adresse-GA : Système de correspondance automatique entre l'adresse fournisseur et le GA approprié
- Étendre les bonnes pratiques : Appliquer le processus rigoureux de la foire aux vins au permanent
- Clarifier les responsabilités : Définir qui valide et qui corrige les GA à chaque étape
Perspectives d'Avenir
| Projet | Objectif | Impact Attendu |
|---|---|---|
| Projet CORE | Remplacement du robot Ultime | Meilleure automatisation, moins de saisie manuelle, moins d'erreurs |
| Intégration Tarifaire Auto | Automatiser l'intégration des tarifs | Gain de temps, réduction des anomalies tarifaires |
| UREF pour Promos | Étendre UREF aux promotions | Harmonisation des processus, meilleure qualité des données |
| Refonte Odyssée | Améliorer l'outil de gestion des demandes | Efficacité accrue, meilleure communication inter-équipes |