Compte rendu interactif – Réunions ISA
Pourquoi faire en quelques heures ce que vous pouvez faire en quelques minutes ?
Présentation & Objectifs
Contexte des Réunions
Ces deux réunions ont rassemblé les équipes Approvisionnement (APRO), Offre et Référentiel du département liquide afin de clarifier les processus, améliorer la qualité des données et fluidifier les flux entre services. L'objectif principal était de faire un point sur le "qui fait quoi" dans un contexte d'évolution des outils, notamment avec l'introduction d'Odyssée.
Participants Clés
Stella
Responsable d'activité du dépôt liquide (depuis mars 2023). Dirige l'équipe "Offre" composée de Laura, Kamel, Yoram et Morgane. Prône la polyvalence des tâches et cherche à améliorer les échanges interservices. Son expérience de 27 ans chez un fournisseur lui apporte une perspective précieuse.
Laura
Administration Offre Liquide Nationale. Contrôle la cohérence et la qualité des données (promotionnelles et permanentes) pour assurer l'exactitude des informations magasins et passage en caisse. Impliquée dans les tests d'intégration tarifaire automatique.
Kamel Smiley
Gestionnaire de données à l'Offre Liquide. S'occupe de la saisie, de l'intégration et de la correction des données produit. Note les limites des outils automatisés (Ultime) et privilégie parfois le traitement manuel pour la précision.
Yoram
Gestionnaire de données polyvalent. Travaille sur différentes catégories (frais, DPH, épicerie, liquide) et participe au contrôle de factures. Sa polyvalence est un atout pour la transversalité des équipes.
Isabelle Benacchio
Responsable APRO liquide (25 ans d'expérience). Point de contact avec les fournisseurs, dépôts et gestion commerciale. Son équipe gère la passation de commandes, la disponibilité des stocks et résout les problèmes logistiques. Souhaite clarifier les processus avec Odyssée.
Céline Kika
RSA de l'équipe d'Isabelle (depuis septembre). Issue de la distribution spécialisée avec expérience en supply chain. Souhaite comprendre en détail les opérations pour optimiser la communication et accompagner son équipe.
Thierry
Responsable équipe Référentiel. Supervise Mélanie (vins effervescents, spiritueux) et Nawel (BRSA). Son équipe intègre les produits dans UGC et assure la vérification des données via les nouveaux outils (UREF, Supervisu).
Séverine Kika (Nathalie)
RFA Liquide sur l'établissement Ouest. Nouvelle collaboratrice cherchant à comprendre le découpage des responsabilités (référentiel produit, référentiel fournisseur, mouvement) pour adresser efficacement les problèmes.
Réunion 1 – Synthèse Détaillée
Thèmes Principaux Abordés
Gestion des Mouvements
Discussion des différents types de mouvements : supprimés-remplacés (SR), nouveaux, transferts, suppressions définitives. Processus d'intégration et cadencier Grand Cru.
Contrôle Qualité des Données
Rôle crucial de Laura dans la vérification de cohérence des données pour les magasins et promotions. Impact direct sur le passage en caisse.
Outils d'Intégration
Présentation des outils : Preref, Ultime, Salsify pour la création et le traitement des produits. Défis liés à l'automatisation vs traitement manuel.
Processus Odyssée vs EasyLog
Comparaison entre l'ancien système EasyLog et le nouveau formulaire Odyssée pour la remontée d'anomalies.
Processus Identifiés
Référentiel → Gestionnaire de données → Contrôle qualité → Go commerce → Commerce valide/modifie → GD retravaille → Nouvelle extraction → APRO → Boucle modifications → Validation finale
Problématiques Majeures
Décisions et Actions Prises
- Harmonisation des processus : Demande de polyvalence accrue aux équipes avec formation croisée entre activités
- Maintien du processus de suppression : Suppression après traitement commandes magasin (mercredi), avec communication impérative
- Communication privilégiée : Favoriser téléphone/visio pour clarifier rapidement les besoins
- Amélioration des notifications : Privilégier l'email aux alertes Vigie pour plus de clarté
Réunion 2 – Synthèse Détaillée
Focus : Amélioration des Processus et Problématiques Odyssée
Cette seconde réunion s'est concentrée sur l'analyse détaillée des flux de création de produits et sur les dysfonctionnements majeurs de l'outil Odyssée qui impactent l'efficacité opérationnelle.
Flux de Création de Produits
1. Collecte des Données
Les appels d'offres du commerce reçoivent les fiches produits des fournisseurs via des portails spécialisés (CCD pour les promos, UREF pour le cadencier).
2. Intégration Système
Les données arrivent dans l'outil commercial UCO, puis sont poussées vers l'outil référentiel UREF pour validation et enrichissement.
3. Vérification Référentiel
L'équipe référentiel valide les nouveaux produits, enrichit les libellés et vérifie les mises à jour via l'outil "Supervisu" qui détecte les non-conformités.
4. Finalisation UGC
Les produits validés passent en UGC où ils sont "prêts" pour être mis au catalogue par l'équipe Offre.
Problématiques Critiques avec Odyssée
- Absence de champ spécifique pour le changement de GA (Groupe d'Appro)
- Champs obligatoires non pertinents (ex: mois du cadencier pour les produits permanents)
- Absence de notifications pour les réponses ou mises à jour
- Pas de statut intermédiaire pour les dossiers
Problématiques Opérationnelles Spécifiques
Lieux d'Enlèvement (GA)
Problème majeur pour les APRO (90% des opérations sont des enlèvements). Le GA par défaut (001) est souvent incorrect, générant des problèmes de transport avec des camions se déplaçant au mauvais endroit.
Marchés Partagés
Gestion complexe des produits vendus par plusieurs fournisseurs et répartis par région/entrepôt. Nécessite une vigilance accrue dans les paramétrages.
Catégories Logistiques et SR
Lors d'un changement de fournisseur (SR), la catégorie logistique peut changer, créant des incohérences de catalogue non visibles par l'équipe référentiel produit.
Produits "Réservés à l'Achat"
Utilisés pour des produits obsolètes ou avec des historiques incorrects. Peuvent causer des anomalies sur les produits promotionnels.
Solutions Proposées
- Améliorer le routage des demandes dans Odyssée pour qu'elles arrivent directement à la bonne équipe
- Ajouter des fonctionnalités manquantes : champs GA, statuts intermédiaires, notifications automatiques
- Impliquer le commerce en amont pour les GA et les décisions de SR
- Joindre systématiquement la preuve d'accord commerce lors des demandes
- Organiser des réunions spécifiques pour traiter les cas particuliers
Synthèse Globale
Enseignements Transversaux
Chantiers Prioritaires
Quick Wins (0-3 mois)
- Mise en place du filtre Odyssée pour voir les retours
- Formation croisée équipes sur les processus essentiels
- Clarification du processus de suppression produits
- Amélioration des communications (privilégier téléphone/visio)
Moyen Terme (3-6 mois)
- Évolution majeure d'Odyssée (routage, champs GA, notifications)
- Harmonisation complète des processus entre équipes
- Mise en place du projet d'intégration tarifaire automatique
- Formation des équipes sur les nouveaux outils (UREF, Supervisu)
Long Terme (6-12 mois)
- Déploiement du projet CORE en remplacement d'Ultime
- Automatisation maximale des flux de données
- Optimisation globale de la chaîne produit-fournisseur
- Réduction significative des traitements manuels
Facteurs Clés de Succès
Risques Identifiés
Plan d'Action
Tableau Priorisé des Actions
| Action | Responsable | Échéance | Indicateurs | Statut |
|---|---|---|---|---|
| Implémenter le filtre Odyssée pour visualiser les retours | Stella + Christophe Galea | 15/11/2025 | Filtre opérationnel pour toutes les équipes | Urgent |
| Clarifier les processus de suppression produits avec le commerce | Stella + Laura + Commerce | 30/11/2025 | Procédure documentée et diffusée | En cours |
| Former les équipes à l'utilisation de UREF et Supervisu | Thierry + Mélanie + Nawel | 20/12/2025 | 80% des équipes formées | Nouveau |
| Améliorer le routage des demandes Odyssée | Sandra + DSI | 28/02/2026 | Réduction de 50% des réaffectations manuelles | Nouveau |
| Ajouter le champ GA dans le formulaire Odyssée | Sandra + DSI | 31/03/2026 | Champ GA disponible et utilisé | Nouveau |
| Mettre en place les notifications automatiques Odyssée | DSI + Sandra | 30/04/2026 | Notifications actives pour 100% des dossiers | Nouveau |
| Finaliser les tests d'intégration tarifaire automatique | Christine Abrucci + Laura + Stella | 31/05/2026 | Tests validés et déploiement planifié | En cours |
| Organiser des sessions de formation croisée inter-équipes | Stella + Isabelle + Céline | 30/06/2026 | 4 sessions réalisées, 90% de participation | Nouveau |
| Évaluer et planifier le remplacement d'Ultime par CORE | Stella + DSI + Kamel | 31/08/2026 | Cahier des charges CORE validé | Nouveau |
| Créer un guide de bonnes pratiques inter-services | Laura + Thierry + Isabelle | 30/09/2026 | Guide publié et diffusé | Nouveau |
Jalons de Suivi
Point mensuel
Réunion de suivi le dernier vendredi de chaque mois entre Stella, Laura, Isabelle et Thierry pour faire le point sur l'avancement des actions.
Bilan trimestriel
Présentation des résultats aux N+1 (Teresa, Eric) avec indicateurs de performance et ajustements éventuels du plan d'action.
Audit semestriel
Évaluation complète des processus améliorés avec les équipes utilisatrices et définition des prochains chantiers d'optimisation.