Checklist de mise en service Pennylane : les 10 phases d'une bascule TPE réussie

Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise assujettie à la TVA doit être en mesure de recevoir des factures électroniques. Cette checklist de mise en service Pennylane est la méthode que nous déroulons chez nos clients TPE, phase par phase, avec la question de contrôle qui valide chaque étape. Elle est générique : elle fonctionne quel que soit le métier et l'outil de départ.

Ce que la loi impose, et depuis quand

Deux échéances, pas une seule. Les confondre est l'erreur la plus répandue.

Échéance Obligation
1er septembre 2026 Réception de factures électroniques obligatoire pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Émission obligatoire pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire.
1er septembre 2027 Émission obligatoire pour les PME, les TPE et les micro-entreprises, avec transmission des données de e-reporting.

La transmission passe par une plateforme agréée par l'État, directement ou via une solution compatible. C'est la terminologie officielle employée aujourd'hui par l'administration : l'ancien sigle PDP, pour plateforme de dématérialisation partenaire, a laissé la place à plateforme agréée, abrégée PA. Les formats structurés admis sont Factur-X, UBL et CII.

Sources : economie.gouv.fr et impots.gouv.fr, consultés le 18 septembre 2026. Vérifiez le calendrier à la source avant tout engagement : il a déjà été décalé par le passé.

Phase 0 : le diagnostic, avant de toucher au logiciel

On ne bascule pas de la même façon un dirigeant qui facture sous Excel et un gérant déjà rodé à un logiciel de gestion. Sept questions suffisent à calibrer le projet.

  1. Activité, métier et effectif de l'entreprise.
  2. Niveau d'aisance informatique du dirigeant et des équipes.
  3. Outil de facturation actuel : Excel, papier, Ciel, EBP, FileMaker, autre.
  4. Volume et types de factures par mois : ponctuelles, récurrentes, acomptes, avoirs.
  5. Banques professionnelles utilisées.
  6. Régime de TVA : franchise en base, réel simplifié, réel normal.
  7. Échéance applicable à l'entreprise : réception en 2026, émission en 2027 pour une TPE.

Ces réponses déterminent le profil, et le profil détermine le niveau de délégation.

Profil A, peu digitalisé. Facturation sous Excel ou papier, faible volume. Le consultant paramètre à sa place, le vocabulaire reste simple, on forme au strict vital.

Profil B, intermédiaire. Utilise déjà un logiciel, volume moyen. Le client exécute, le consultant relit après chaque phase.

Profil C, autonome. À l'aise, veut surtout être conforme. Coaching ciblé sur le paramétrage TVA et la conformité, le reste en autonomie.

Les 9 phases de la mise en service Pennylane

Phase 1 : créer et paramétrer le compte société

La fiche société conditionne tout : les mentions légales et le numéro de TVA saisis ici s'impriment sur chaque devis et chaque facture. Renseignez la raison sociale, le SIRET, la forme juridique, l'adresse, le capital, le numéro de TVA intracommunautaire, le logo, les mentions légales et l'IBAN.

Erreur fréquente : un SIRET ou un numéro de TVA erroné se propage sur toutes les factures. Vérifiez le SIRET sur l'avis de situation INSEE avant de saisir.

Question de contrôle : émettez une facture de test. Le SIRET, le numéro de TVA et les mentions légales apparaissent-ils sans faute ?

Phase 2 : paramétrer la TVA

Le régime détermine le calcul, les taux proposés et la déclaration. Sélectionnez le régime, vérifiez les taux applicables à l'activité, définissez le taux par défaut des nouveaux articles. En franchise en base, activez la mention TVA non applicable, article 293 B du CGI.

Erreur fréquente : confondre franchise en base et réel. En cas de doute, vérifiez auprès du cabinet comptable ou sur impots.gouv.fr. Ne devinez jamais.

Question de contrôle : sur une facture de test, le taux et la mention correspondent-ils au régime réel de l'entreprise ?

Phase 3 : la base clients

Rassemblez nom, adresse, SIRET, e-mail et conditions de paiement. Créez les clients récurrents ou importez un CSV, puis vérifiez le mapping des colonnes avant de valider. L'e-mail de facturation de chaque client est la clé de l'envoi électronique.

Erreur fréquente : un e-mail manquant bloque l'envoi, un client en double déclenche des relances en double. Dédoublonnez avant l'import.

Question de contrôle : prenez 3 clients réels. Coordonnées, SIRET et e-mail sont-ils complets et exacts ?

Phase 4 : la base fournisseurs et les canaux d'import

Listez les fournisseurs récurrents, créez-les ou importez-les, puis activez les sources d'import : adresse e-mail dédiée, application mobile, connecteurs, espace de stockage en ligne.

Erreur fréquente : sans source d'import activée, les factures d'achat continuent d'arriver à la main. Activez au minimum l'e-mail dédié et l'application mobile dès le départ.

Question de contrôle : transférez une vraie facture fournisseur à l'adresse dédiée. Arrive-t-elle dans la boîte de réception des achats ?

Phase 5 : émettre des factures de vente conformes

Créez un article type pour accélérer la saisie, émettez un devis et convertissez-le en facture, vérifiez les mentions obligatoires, émettez au format Factur-X, puis suivez les statuts jusqu'à l'encaissement.

Erreur fréquente : la numérotation doit être continue et sans trou. Ne supprimez jamais une facture émise, émettez un avoir.

Question de contrôle : émettez 3 factures réelles, dont un acompte, au format Factur-X. Sont-elles conformes et correctement numérotées ?

Phase 6 : traiter les factures d'achat

Ouvrez la boîte de réception des achats, vérifiez les données extraites automatiquement, validez et classez à payer, puis payez ou exportez le fichier de paiement.

Erreur fréquente : faire confiance à la lecture automatique. Une TVA mal extraite fausse la TVA déductible. Contrôlez systématiquement.

Question de contrôle : traitez 3 vraies factures fournisseurs. Montant, TVA et statut sont-ils corrects après validation ?

Phase 7 : migrer depuis l'ancien outil

Exportez les bases clients, fournisseurs et produits en CSV depuis l'ancien logiciel. Nettoyez le fichier, supprimez doublons et lignes vides. Connectez d'abord la banque, importez ensuite : les anciennes transactions se rapprochent alors automatiquement.

Erreur fréquente : lancer l'import complet d'emblée. Faites toujours un import test sur quelques lignes.

Question de contrôle : après import, le nombre de clients, l'absence de doublons et les champs obligatoires sont-ils conformes à l'export d'origine ?

Phase 8 : connecter la banque

Ajoutez le compte, authentifiez-vous auprès de la banque selon la norme DSP2, vérifiez la synchronisation des transactions, catégorisez les premières opérations et créez vos règles de catégorisation.

Erreur fréquente : oublier qu'une connexion DSP2 expire périodiquement et demande une ré-authentification. Vérifiez aussi que tous les comptes utiles sont connectés, pas seulement le principal.

Question de contrôle : les transactions du dernier mois sont-elles synchronisées et les premières opérations catégorisées ?

Phase 9 : la conformité facturation électronique

Désignez votre plateforme agréée, activez la réception des factures électroniques dans les paramètres de transmission, vérifiez l'identification de l'entreprise pour l'adressage, puis testez la réception et l'émission de bout en bout.

Point de vigilance : Pennylane déclare une immatriculation définitive comme plateforme agréée depuis décembre 2025. Cette information émane de l'éditeur. Vérifiez la présence de votre plateforme sur la liste officielle publiée par l'administration avant de vous engager.

Question de contrôle : l'entreprise peut-elle recevoir une facture électronique via sa plateforme agréée, et en émettre une ?

La checklist à cocher

Phase 0 : diagnostic réalisé, profil déterminé, niveau de délégation fixé
Phase 1 : compte créé, fiche société complète, facture de test conforme
Phase 2 : régime et taux de TVA paramétrés et vérifiés
Phase 3 : base clients importée, e-mails vérifiés, doublons supprimés
Phase 4 : base fournisseurs créée, sources d'import activées, e-mail dédié testé
Phase 5 : 3 factures de vente Factur-X émises, numérotation continue vérifiée
Phase 6 : factures d'achat traitées, TVA déductible contrôlée
Phase 7 : migration effectuée, intégrité des données vérifiée après import test
Phase 8 : banque connectée, transactions synchronisées, règles créées
Phase 9 : plateforme agréée activée, réception et émission testées

Une bascule complète demande en général une journée de travail effectif pour un profil autonome, deux journées espacées d'une intersession de mise en pratique pour un profil intermédiaire.

Questions fréquentes

Suis-je en retard si je ne reçois pas encore de factures électroniques ?

L'obligation de réception s'applique à toutes les entreprises assujetties à la TVA depuis le 1er septembre 2026. Si votre entreprise n'a pas encore désigné de plateforme agréée, la mise en conformité est à traiter sans attendre. L'obligation d'émission, elle, ne concerne les TPE et PME qu'à partir du 1er septembre 2027.

Quelle différence entre une plateforme agréée et mon logiciel de facturation ?

La plateforme agréée est immatriculée par l'administration pour transmettre et recevoir les factures électroniques. Un logiciel de facturation peut soit être lui-même une plateforme agréée, soit s'y connecter comme solution compatible. La vérification se fait sur la liste officielle, pas sur la page commerciale de l'éditeur.

Combien de temps prend une mise en service Pennylane pour une TPE ?

Le paramétrage seul tient en une demi-journée à une journée. Ce qui prend du temps, c'est la migration des données et la prise en main réelle : une bascule aboutie, où le dirigeant est autonome sur ses vraies factures, se déroule sur deux à six semaines selon le profil et le volume.

Puis-je migrer depuis Ciel, EBP ou un fichier Excel ?

Oui. La méthode est la même quel que soit l'outil de départ : export CSV des bases clients, fournisseurs et produits, nettoyage du fichier, import test sur quelques lignes, puis import complet. La connexion bancaire se fait avant l'import pour que les anciennes transactions se rapprochent automatiquement.

Cette formation peut-elle être financée ?

ATLANTICOM est certifié Qualiopi, ce qui ouvre l'accès aux financements de la formation professionnelle. Les conditions et les plafonds dépendent de votre statut et de votre opérateur de compétences. Nous vérifions votre éligibilité avant l'établissement du devis.

Vous préférez être accompagné sur la bascule ?

ATLANTICOM forme les dirigeants de TPE à Nantes et en Pays de la Loire à la mise en service Pennylane et à la facturation électronique. Organisme certifié Qualiopi, formation individuelle sur vos vraies factures.

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